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2010/03/31

サイボウズ社内メール普及運動

おはようございます、野水です。

最近、社内の連絡はメールから社内メールへという運動を社を上げて？、展開しております。
主にTwitterなどで、社長の青野がいろいろつぶやいているのですが、おかげさまで賛同の声をたくさんいただいています。

その中で、「社内メール文化が根付くのって何がきっかけになるのかとても気になります。」という質問をいただきました。
つぶやくにはちょっと重い質問です。（笑

メールの便利なところは、社内も社外もシームレスなところで、いったんメールになれたユーザーにとっては大変便利です。
転送やCC:などは、お客様などから来たメールをそのまま社内に報告できるので、重宝しちゃうんですね。

とはいえ、弊害もたくさんあります。
最大のリスクはダダ漏れで、上司への報告を外に発信しちゃった経験は誰でも一度くらいはありそうです。
エイリアスなんて使っていると最悪で、私も当時の上司の家庭内会話を思い切り聞いてしまったことがあります。（それはそれで面白いですが）

そして、退職されたときに情報が残りません。メールアーカイブで残したとしても情報システム部門が膨大なログから検索しないといけなくなります。
ツリーはすぐに切れてしまうので、議論の流れを追いかけることも難しいです。
さらにCC:メールの添付ファイルの容量がすごいことになってしまいます。

サイボウズの社内メールを使うと、何人で共有していても実体はひとつのメッセージに集約される上に、ひとつのツリーで議論の流れが完璧に見えますから、メンバーの一人が退職しても議論は残りますし、掘り出すのも簡単です。
そして、ファイル容量も食わない上に、「社内メール」ですからユーザー登録をしていない社外に間違って流れることもありません。

ユーザー、管理者それぞれにメリットがあるのですが、こうやって並べて見ると、現在のユーザーにとってのメリットよりも、やはり将来にわたっての管理者にとってのメリットが大きいような気がします。

なので、この文化を根付かせる担当者としては、やはり管理者が適任という回答になってしまうでしょうか。

人間はそもそも一度ついた習慣を変えるのに、いろいろと理由が必要です。
社内メールの場合は、社内の情報共有化というメリットと、情報管理上のメリットの二つが主なメリットになりますが、片方は社長や経営幹部など、社内コミュニケーション全体の課題解決にかかわり、影響力を行使できる人か、情報管理を責任とする情報システム部が推進するのが自然なのでしょうね。

で、なかなか推進されないというか、気づいてもらえないということは、私たちのプロモーションやコミュニケーションが不足しているということで、まだまだ啓蒙努力をしていかなくてはいけないなと思っています。

Twitterでの社内メール推進運動のまとめはこちらへ↓