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実践！サイボウズ営業部 (ドットセールス導入記VOL.3)

2007/09/21

前回までは、営業部で利用していた営業支援ツールの概要やドットセールス導入検討についてのお話しをしましたが、いよいよ今回は具体的な導入作業についてのお話しになります。

画面を見ていただくとわかりになると思いますが、ドットセールスはシンプルなユーザーインターフェースなので、サイボウズのグループウェアのように直ぐにでも使い始めることができます。

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＜ドットセールス画面キャプチャ（ログイン直後の画面）＞

もちろん、よりスムーズに運用を進める上でポイントとなる、顧客や報告内容のフォーマットなど、事前に決めておくべき項目もございます。

以下の10点がその項目になります。
　１．誰を顧客として登録するか
　２．案件管理の利用について
　３．顧客重要度の定義
　４．活動種別の定義
　５．案件ステップの定義（案件管理を使う場合）
　６．案件確度の定義（案件管理を使う場合）
　７．活動報告の入力フォーマット
　８．案件管理の入力フォーマット
　９．通知先
１０．運用ルール

ちょっと難しい言葉が並びましたが、順を追いながら、サイボウズ営業部ではどのような
ルールを決めていったかをご紹介します。
まず今回は5番目までをご紹介します。

１．誰を顧客として登録するか？

これは意外と重要なポイントです。
私が所属する企画グループは、お客様に対するダイレクトなアプローチが中心になるので、お客様を顧客として登録。（ちなみに、デヂエで案件管理していた過去の顧客情報は、CSV読み込みで事前に登録。）パートナー営業グループはパートナーさんに対する活動の履歴を管理したいので顧客にはパートナーを登録。（ちなみに、パートナー情報も既存データを利用し、CSV読み込みで事前登録。）

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＜顧客管理の画面キャプチャ＞

２．案件管理機能の利用について

企画グループは提案中の案件ステータスを一元管理したいので利用。（ちなみに、過去の案件情報はCSVデータを用意し一括登録。ただし、移行出来ない項目もあったので案件メンテナンスの
意味も込めて一部は手作業で更新。）
パートナー営業グループは管理する案件数が多いため、全てではなく、一定規模以上の案件だけは登録必須。それ以外は任意。過去の案件情報は移行せず、ルール設定後の案件を新規登録していくことにしました。ここは割り切りです。

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＜案件管理の画面キャプチャ＞

３．顧客重要度の定義

企画グループではお客様を重要度分けせずに利用。
パートナー営業グループはプラチナ、ゴールド、シルバー等、オフィシャルパートナーランクを顧客重要度に登録。

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＜顧客重要度の設定画面キャプチャ＞

４．活動種別の定義

レポート機能で活動ボリュームを確認する切り口になるので月の活動回数を集計したい項目を設定。
○企画グループでは、提案活動と社内業務のボリュームをチェックしたいので、当初はエンドユーザー対応と社内業務の２つを登録。過去の活動報告は顧客情報に紐づけた読み込みが出来ないため、移行は断念。過去情報は参照用として残すことに。

○パートナー営業グループは、パートナーさんへの支援活動が中心となります。日々の活動ボリュームを分析できるよう、同行、打合せ、セミナー、キーマン攻略等、詳細に分けた活動種別を登録。過去は日報に活動報告を記載していましたが、カテゴリー分けされていないため移行はしませんでした。

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＜活動種別のレポート画面キャプチャ＞

５．案件ステップの定義（案件管理を使う場合）

○企画グループのみ提案中案件のステータス管理で利用。
案件として登録してから、企画グループで提案する場合の標準ステータスを６段階で登録。

　　０（案件登録）、１（連絡のみ）、２（資料提出のみ）
　　３（初回訪問）、４（提案）、５（稟議）、６（内示）

お手軽かんたんがウリのドットセールスも、標準搭載のカスタマイズ機能でどんどんサイボウズ営業部色に染まっていくのがお分かりいただけるかと思います。
利用される方の習熟度に応じて、かんたんな日報登録だけの運用だけでなく、案件ステップを管理するというようなことまでできるようになっています。<第4回に続きます！
（企画営業部・ISA）