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Excel の便利な面と不便な面

2007/09/08

■◆あらゆるドキュメントに使える

Excel は便利な道具です。いわゆる「表計算」としての用途のみならず、升目の特徴を活かして作図したり、たまにワープロのように使いこなしている方もおられます。これまでに私が最も驚いたのが PowerPoint のようなプレゼン・ツールとして使っている例でした。１枚のワークシートを 1 ページとして使い、シートのタブをクリックして画面を移動する感じです。一度でも自分にとって「使いやすい」と思う道具に出会うと、その道具を基準に考えてしまうことがあります。かく言う私も、Word より Excel を使う機会の方が多いです。

■◆しかし、面倒な側面も

ところが、Excel ファイルを業務で共有するとなると、けっこう不便があることに気づきます。例えば同じ部やプロジェクト、上司との報・連・相などに使う場合です。ファイルを共有する場合、主にファイル・サーバーで共有することが多いでしょう。サーバーに適当なフォルダを作り、各人が作成した Excel ファイルをそこでアップロードしていきます。それらのファイルを利用するには、各自のパソコンに逐一ダウンロードして使う方が便利です。直接開くこともできるのですが、ファイルが開くまでのレスポンスや、編集権限のバッティングで上書きできないことなどを考えると、一旦ローカルに落とした方が無難です。そうなると、同じファイルのコピーが社内にたくさん発生してしまい、「どれがマスターなのか」がわからなくなってしまいます。また、ファイルを上書きしてしまうと、その以前に登録した人のデータが消えてしまう、といった危険な事故も発生しかねません。

■◆用途に応じた道具の使い分けが必要

データを共有し、各人が編集作業をする状況であるならば Excel は不向きです。しっかりとデータベースを構築し、複数人によるデータ更新の同時アクセスに対応させるべきです。共有された情報は個人というよりグループ、ひいては会社の財産です。些細な事故で大きく財産を失いたくはありません。

■◆データベースと言っても難しいものは×

とはいえ「データベース」というと身構えてしまいます。「インストール方法がわからない…」「分厚いマニュアルを読んだり、解説本を買って勉強しなければならない…」「開発はどうやって？誰が？」といった不安が頭をよぎります。それに加えて「価格」も大きな障壁として立ちはだかるでしょう。

■◆「デヂエ」という選択肢が○

身近でなかったデータベースを身近なものへと近づけたのが「デヂエ」です。インストールからデータベース構築までの手間がほとんどかからず、プログラミング言語による開発も必要ありません。もちろん SQL などの命令文を習得する必要もありません。ただ、一般的なデータベースに比べて機能的、スケール的にも弱めです。しかし、目的と使い方に適合すれば最強のツールになります。例えば、既に Excel などで蓄積しているデータなどがあれば、すぐに CSV ファイルを通じで「デヂエ」にてデータベース化できます。

あえて難しい道具にチャレンジせずとも、されど道具なので簡単に使えるを選ぶことこそが業務効率化の最たるものです。一度チャレンジしてみてはいかがでしょうか。（ドットボウズ）